خانه » قانون پارکینسون و ساعت شنی زمان

قانون پارکینسون و ساعت شنی زمان

اگر در کارها وقت کم می‌آورید و هر چه زمان اختصاص می‌دهید، باز هم کارهای انجام نشده روی هم تلنبار می‌شوند و انگار ساعت شنی زندگی شما همیشه در حال تمام شدن است، احتمالا از قانون پارکینسون استفاده نکرده‌اید. این قانون برای غلبه بر مشکلی قدیمی طراحی شده است که در نظام‌های اداری، محیط‌های بوروکراتیک و مدیریت رخ می‌دهند: کم آوردن وقت برای تکمیل کارها. مثال‌های فراوانی از قول‌های مدیران دولتی و خصوصی می‌توانید پیدا کنید که بیشتر از زمان‌بندی اعلام شده طول کشیده است. مشکل کجاست؟ احتمالا قانون پارکینسون پاسخ مناسبی در آستین دارد.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون از مواردی در تاریخ مدیریت است که یک مفهوم از جایی که انتظارش را نداریم، پیدا می‌شود. یک مورخ نیروی دریایی به نام سی نورثکوت پارکینسون در ۱۹۵۵ در یادداشتی که روزنامهٔ اکونومیست به چاپ رساند، این مفهوم را توضیح داد. او با فرمولی ریاضی توضیح داد که مدت زمان مدیریت دولتی بدون توجه به میزان کاری که لازم است انجام شود، برای پر کردن بازهٔ زمانی تعیین شده گسترش می‌یابد. او مثال‌هایی را نشان داد و در نهایت موفق مفهوم مد نظر خود را به صورت یک کتاب منتشر کند. کتابی با عنوان «قانون پارکینسون: تعقیب پیشرفت» (Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress) که به چندین زبان ترجمه شد. در واقع چیزی که امروزه با عنوان قانون پارکینسون شناخته می‌شود، همان چیزی نیست که در این مقالات و کتاب‌ها مطرح شده است. زیرا این قانون سرعت گسترش بوروکراسی‌ها را در طول زمان توصیف می‌کند.

مفهوم جدید قانون پارکینسون

امروزه نتیجه‌گیری‌هایی که از قانون پارکینسون شده در مدیریت مطرح و به کار برده می‌شوند. برای مثال این مفاهیم نتیجه‌گیری‌هایی هستند که با عنوان قانون پارکینسون مطرح شده‌اند:

کار برای پر کردن زمان موجود پیچیده می‌شود
قراردادهای کاری متناسب با زمانی هستند که به آن‌ها می‌دهیم
اگر ده ساعت در روز وقت داشته باشید، دو برابر پنج ساعت در روز از تعهدات عقب می‌افتید
داده‌ها گسترش می‌یابند تا فضای موجود برای ذخیره‌سازی را پر کنند

اما در نهایت شکل استانداردی که به این قانون نسبت داده شد، توسط مارک هورستمن (Mark Horstman) مدیر وب‌سایت manager-tools.com مطرح شد:

«قراردادهای کاری متناسب با زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهیم وقت می‌گیرند».

و این شروع یک سلسله آموزش برای مدیریت زمان حرفه‌ای بود.

ساعت شنی معکوس

در فیلم‌های قدیمی ساعت شنی که پایان‌یافتن زمان را نشان می‌دهد به یک استعارهٔ تکراری از پایان یافتن وقت و از دست رفتن فرصت تبدیل شده بود که با ظهور ساعت‌های دیجیتالی از دست‌اش خلاص شدیم. اما در زندگی روزمره مرتبا این ساعت‌های معکوس‌شمار را می‌بینیم که به ما یادآوری می‌کنند وقت تمام شد و کارها مانده است.

مثالی که بامزه است و برنامه‌نویسان می‌زنند این است: «۹۰ درصد پروژه در ۹۰ درصد زمان اختصاص داده شده برنامه‌نویسی می‌شود و ۹۰ درصد دیگر در ۱۰ درصد باقی‌مانده». طنز تلخی است و اگر در یک پروژه کار کرده باشید، استرس فرارسیدن مهلت تحویل و آماده نبودن کار را چشیده‌اید. تجربه‌ای که فکر می‌کنیم بار آخر است ولی بارها تکرار می‌شود.

چه ربطی به قانون پارکینسون دارد؟

در واقع قانون پارکینسون به ما یادآوری می‌کند برای کارها حداقل زمان لازم را برنامه‌ریزی کنیم. زیرا اگر وقت بیشتری برای یک کار اختصاص دهیم، عملا مقداری وقت تلف می‌کنیم تا آن بازهٔ زمانی را پر کنیم. به بیان دیگر اگر تعداد کار بیشتری در یک بازهٔ زمانی محدود تعریف کنیم، احتمال کامل کردن بیشتر آن‌ها، بالا می‌رود و کمتر اتلاف وقت خواهیم داشت.

ساختار مغزی انسان

ما انسان‌ها به طور طبیعی نمی‌توانیم زمان‌سنجی کنیم. اگر در حال انتظار باشیم، زمان را بسیار طولانی و اگر در حال لذت بردن یا استراحت باشیم، زمان برای ما بسیار تند می‌گذرد. زیرا مغز ما ساعت ندارد و به طور نسبی زمان را ارزیابی می‌کند. بنا به آزمایش‌های انجام شده اگر فردی را در محیطی با نور ثابت قرار دهید، نمی‌تواند روز و شب را تشخیص دهد و به سرعت ساعت طبیعی بدن او مختل شده و ساعت خواب عادی خود را از دست می‌دهد، نظم هورمونی بدن به هم خورده و ادامه دادن بیش از ۳ شبانه‌روز این فرآیند می‌تواند نتایج وخیمی داشته باشد.

به همین دلیل است که توصیهٔ قانون پارکینسون برای ما کاربرد منطقی پیدا می‌کند. در حقیقت وقتی تعداد کارهای کمی در برنامه داشته باشیم، آن‌ها را ناخودآگاه کش می‌دهیم تا زمان تمام شود. به عکس وقتی تعداد کاری بیشتر از زمان در دسترس در برنامه قرار داده باشیم، سریع‌تر کار می‌کنیم و حداکثر توان خود را به کار می‌گیریم. یک ترفند جالب که کارآیی ما را به شدت افزایش می‌دهد.

مراقب دام فعالیت زیاد باشید

با این که قانون پارکینسون یک راهکار قوی برای مدیریت و برنامه‌ریزی در اختیار ما می‌گذارد، باید مراقب باشیم. این قانون برای همهٔ فرآیندها مناسب نیست و مثلا نمی‌توان زمان‌های استراحت و تفریح و معاشرت را با آن برنامه‌ریزی کرد. در حقیقت این قانون مناسب محیط اداری و کاری است و بسط دادن آن به کل زندگی می‌تواند تبعات منفی داشته باشد. زیرا در این صورت به ربات‌هایی تبدیل می‌شویم که مرتب در حال انجام دادن کار و رفتن به سراغ کار بعدی هستند. یک زندگی بدون استراحت و تفریح که اگر به خودکشی منجر نشود، ما را افسرده و خسته و شکسته خواهد کرد.

جمع‌بندی

قانون پارکینسون به ما روشی برای غلبه بر اهمال‌کاری و اتلاف منابع زمانی می‌دهد. با کمک این قانون می‌توانیم با کارآیی بیشتری کار کنیم و کارهای بیشتری را در زمان‌های محدود انجام دهیم. اما بسط دادن آن به کل زندگی صحیح نیست و بهتر است تنها در محیط‌های کاری و اداری آن را به کار ببریم.