چرا مایکروسافت ورد یاد بگیریم؟ این سوال ساده چندین پاسخ مختلف دارد. امروزه نرمافزارهای ویرایشگر بسیاری در دنیا طراحی و عرضه شدهاند. اما در کشور ما مایکروسافت ورد هنوز جایگاه انحصاری خود را حفظ کرده است. امور اداری ما به کلی با این نرمافزار انجام میشود و دانشگاهها نیز به طور جدی از آن استفاده میکنند. البته برخی رشتهها مثل رشته ریاضی و آمار از نرمافزارهای اختصاصی خود از قبیل زیپرشین (XePersian) و لاتک (LaTeX) برای امور تایپ پایاننامه و مقالات استفاده میکنند، و برخی متخصصین ویراستاری کتاب هم از نرمافزارهایی مثل In Design برای صفحهبندی و ویراستاری متون چاپی در کتب و روزنامهها استفاده میکنند. اما باز هم تسلط مایکروسافت ورد بر بازار مسلم است و جایگاه اصلی دست این نرمافزار است.
تاریخچه ورد
اولین نسخه مایکروسافت ورد در ۲۵ اکتبر ۱۹۸۳ میلادی با نام Multi-Tool Word برای سیستمهای زنیکس (Xenix) ساخته شد. سپس این نرمافزار برای رایانههای شخصی IBM تحت سیستم عامل قدیمی DOS ساخته شد. اولین نسخه مایکروسافت ورد در سیستمعامل گرافیکی در سال ۱۹۸۴ برای کامپیوتر اپل مکینتاش منتشر شد. پس از آن، این برنامه برای سیستمهای عاملهای SCO UNIX و OSO/2 و Windows 3.1 به بازار آمد. در سال ۱۹۸۹ میلادی این برنامه به عنوان جزئی از مجموعه نرمافزاری مایکروسافت آفیس به بازار عرضه گردید.
در زیر تصویر اولین نسخه مایکروسافت ورد که بر Windows 3.1 اجرا میشد را میبینید. این نسخه قابلیتهای محدودی داشت و از زبانهایی مثل فارسی پشتیبانی نمیکرد.
شرکت مایکروسافت تا کنون تلاش بسیاری برای توسعه نرمافزار مایکروسافت ورد انجام داده و آن را بر بسترهای گوناگون نرمافزاری و سختافزاری ارائه داده است. قابلیتهای امروزی آن نسبت به گذشته تغییرات فراوانی داشته و مرتبا بر بهتر شدن این نرمافزار کار شده است. در نسخههای جدید مجموعه کارآمدی از ابزارهای متنوع در کنار کار با متن در اختیار کاربر قرار گرفته است:
- ترسیم جداول، نمودارها، شکلها و کار با تصاویر
- مدیریت منابع و ارجاعات علمی
- امکانات غلطیابی و ویراستاری املایی و انشائی
- اتصال به وبسرویسهای مختلف و یکپارچه شدن با دیگر نرمافزارها
- قابلیتهای برنامهنویسی و افزودن امکانات دلخواه کاربر
- محافظت امنیتی و قابلیتهای قفل کردن امکانات سند برای مخاطبین
- ذخیرهسازی ابری و قابلیت کار گروهی
- امکانات هوش مصنوعی
در زیر تصویر نسخه ۲۰۱۹ مایکروسافت ورد را ببینید که اولین نسخهٔ استاندارد این نرمافزار بود که به خوبی از زبان فارسی هم پشتیبانی میکرد و قابلیت شناسایی خطاهای املایی به این زبان را داشت.
در حال حاضر شرکت مایکروسافت با عرضهٔ Office 365 گام جدیدی در توسعهٔ بستهٔ نرمافزاری خود برداشته و ضمن ارائهٔ فضای ذخیرهسازی عظیمی بر سرویس OneDrive خود، امکان کار با نسخهٔ تحت وب مایکروسافت ورد و دیگر نرمافزارهای بستهٔ Office مثل اکسل و پاورپوینت را به کاربران بدون نیاز به نصب این نرمافزارها فراهم کرده است.
مزایای یادگیری مایکروسافت ورد
امروزه دانشجویان نیاز مبرمی به یادگیری مایکروسافت ورد دارند. نه تنها به خاطر نیاز به تدوین مقالات، مطالب و گزارشات دانشگاهی خود، بلکه این نرمافزار در کشور ما به خوبی استقرار پیدا کرده و هر جا بروید سر و کارتان به آن خواهد افتاد. غیر از نیاز به مایکروسافت ورد در تدوین پایاننامه، امروزه بسیار پیش میآید که نیازمند نوشتن یک گزارش، تهیه یک متن، هر چند کوتاه باشیم. این از استقلال حرفهای به دور است که برای هر کار کوچکی به تایپ و تکثیر مراجعه کنیم.
مزیت دیگر یادگیری این نرمافزار کاهش وقت است. وقتی مایکروسافت ورد را حرفهای یاد بگیرید، متوجه میشود چه قابلیتهای خودکارسازی خوبی در اختیار شما میگذارد و چقدر کار با آن راحت و دلپذیر است.
نکته دیگر که تقریبا بدیهی است، این است که مایکروسافت ورد در دستان شما مثل یک آچار چندکاره عمل میکند. در بسیاری از مشاغل اداری و موقعیتهای شغلی، داشتن مهارت کار با رایانه بسیار اساسی است و یکی از این مهارتها قطعا مایکروسافت ورد است. با تسلط بر این نرمافزار به خوبی به بالاسریها توانمندیهای خود را نشان دهید و برای خود جا باز کنید. به سرعت به مرجع تشخیص همکاران بدل خواهید شد و بسیاری از سوالات خود را از شما خواهند پرسید. این امر در دانشگاه بیشتر دیده میشود. به ویژه اگر در یک سازمان تازهوارد باشید، مهارتی که باعث شود دیگران به شما مراجعه کنند، بهترین ویژگی برای رشد شما خواهد بود.
تایپ سریع کافی نیست
شاید مهارت تایپ دهانگشتی را فرا گرفته باشید و یا با سرعت خوبی تایپ کنید. اما اینجا نیز اگر امکانات این نرمافزار مثل امکان تعریف عبارات جایگزین را یاد بگیرید، به خوبی میتوانید با سرعت بیشتری از بهترین تایپیستها متن خود را آماده کنید.
برای مثال شخصا چند سال پیش یک پروژه تایپ سنگین همراه با غلطگیری متن را قبول کردم که تقریبا ۱۱۰ صفحه مفید تایپ داشت و اگر مهارتهای مایکروسافت ورد نبودند، امکان نداشت در یک روز تمام شود. ولی شد.
خودم بلدم را کنار بگذارید
بسیاری از دانشجویان مدعی هستند نرمافزار مایکروسافت ورد را بلد هستند و نیازی به یادگیری از طریق دوره آموزشی ندارند. تجربه نشان داده بیشتر این دوستان از این نرمافزار در حد کارهای ساده و مقدماتی استفاده کردهاند و اصلا با ویژگیهای پیشرفته آن آشنا نیستند. یکی از مثالهای بسیار شایع در این زمینه ندانستن قابلیت فهرستنویسی و منبعنویسی خودکار این نرمافزار است که کارهایی که در حد چند ساعت طول میکشند را به چند ثانیه کاهش میدهد.
در واقع نباید یاد گرفتن مایکروسافت ورد را آنقدر به تأخیر بیندازید که کارتان جایی گیر کند و درس سخت زندگی را فرا بگیرید. بلکه از ترمهای اول دانشگاهی یا هر چه زودتر تلاش کنید این نرمافزار را در سطح عالی یاد بگیرید. به ویژه گرفتار شدن در شرایطی که وقت ندارید یا هزینه ویرایش و ویراستاری اسناد شما سر از چند صد هزار تومان درمیآورد، دیگر اصلا صلاح نیست.
برای این که متوجه شوید چقدر از مایکروسافت ورد میدانید، به این فهرست از قابلیتها توجه کنید و ببینید چند مورد آن را به طور کامل میتوانید انجام دهید:
- استانداردسازی سند با تنظیمات ۱ دقیقهای
- صفحهبندی و تنظیمات هدر و فوتر مجزا برای بخشهای گوناگون
- صفحهکلید نرمافزاری و بستههای فونت استاندارد فارسی
- تنظیم فهرستهای مطالب، اشکال، جداول و غیره با قابلیت بهروزرسانی خودکار
- تنظیمات ارجاعنویسی و منبعنویسی با شیوهی APA، شیوهی Vancouverیا شیوهی IEEE و غیره
- تنظیمات جداول، محوسازی زمینه، تکرار هدر در صفحات بعدی
- کار با شکلها، تنظیمات رنگ و نور، برش حاشیهها
- کار با غلطگیر املایی و امکانات تایپ خودکار
- یادداشتگذاری برای بررسی استاد راهنما
این فهرست را میتوان بسیار طولانیتر کرد. اما در سطح کارهای دانشگاهی، این موارد از اهم قابلیتهای مایکروسافت ورد هستند که هر دانشجو باید بداند.
چطور مایکروسافت ورد یاد بگیریم؟
بدترین روش سعی و خطا است. بسیاری از دانشجویان چون تصور میکنند کار با نرمافزاری که متن را ویرایش میکند، نباید چندان مشکل باشد، به جای خواندن کتاب یا گذراندن یک دوره برای یادگیری، نرمافزار را باز میکنند و تلاش میکنند به شکل تجربی یاد بگیرند. روشی که بسیار اشتباه است و گاهی دانشجو ناچار میشود ساعتها تلاش خود را فراموش کند و از نو شروع کند.
برای مثال چندین بار دیدم دانشجویانی که پایاننامهٔ خود را با زحمت زیاد ویرایش کرده بودند و در ویراستاری نهایی متوجه شدند فهرست مطالب درستی ندارند یا شمارهگذاری مباحث اشتباه انجام شده و باید از نو انجام شود. کارهایی که با دقت و دانستن راهکارهای مفید نرمافزار ورد میتوان از آن جلوگیری کرد.
توصیهٔ من گذراندن حداقل یک دورهٔ مقدماتی کار با مایکروسافت ورد است. چنین دورهای را خیلیجاها میتوانید پیدا کنید. مثلا:
- دورههای ICDL مقدماتی
- کارگاههای آنلاین
- وبینارهای آموزشی
- کتابهای آموزش نرمافزار
وقتی لااقل یک دورهٔ مقدماتی بگذرانید، خیلی بهتر میتوانید اشکالات خود را در اینترنت و به کمک کاربران حرفهای پیدا کنید. گرچه در این حوزه هنوز هم خوب است زبان انگلیسی خوبی داشته باشید تا از شبکههای تخصصی انگلیسیزبان استفاده کنید. ولی نداشتن حداقل آشنایی با این نرمافزار، دست شما را حتی در رفع اشکالات کوچک تا حد زیادی میبندد.
چه دورهای برای مایکروسافت ورد مناسب است؟
این سوال بسیار خوبی است. بسیاری از دورههای مایکروسافت ورد به شکلی طراحی شدهاند که هر جزء نرمافزار را جداگانه توضیح میدهند و در نهایت کاربر باید با مشقت متوجه شود که به چه ترتیبی از این ابزارها استفاده کند تا سندی استاندارد بسازد. معمولا این نوع دورهها از آموزش یک به یک منوهای نرمافزار شروع به تدریس میکنند که بسیار خستهکننده است و در هنگام استفاده عملی از ورد، نمیتوانید به راحتی به یاد بیاورید چه باید بکنید.
دورههای مناسب آنهایی هستند که به طور تخصصی و مستقیم به سراغ حل مشکل میروند و تجربیات کاربری حرفهای را به شما میآموزند. برای مثال اگر تنظیمات اولیه سند خود را در یک دقیقه ابتدایی انجام دهید، از بسیاری از خطاها و بههمریختگیهای بعدی جلوگیری خواهد شد. دانستن همین کارهای یک دقیقهای با این که آسان است، در اکثر دورههای مایکروسافت ورد وجود ندارد.
به همین دلیل بهتر است دورههایی را تهیه کنید، که امکان بازگشت وجه در صورت عدم رضایت در آنها لحاظ شده باشد.
کدام نسخه مایکروسافت ورد مناسبتر است؟
حداقل نسخهٔ ۲۰۱۹ را تهیه کنید تا کمترین مشکل را داشته باشید. این نسخه حداقل استانداردهای ضروری و حیاتی برای کار با زبان فارسی را دربر دارد و نسخههای بعدی در حقیقت به امکانات دیگری مثل ذخیرهسازی خودکار، هوش مصنوعی و غیره مجهز شدهاند که عملا اضافه بر سازمان هستند و نداشتن آنها مشکل جدی ایجاد نمیکند.
یک پیشنهاد ویژه
بسیاری از دانشجویانی که با آنها صحبت کردیم، فکر میکردند یادگیری مایکروسافت ورد نیازی به شرکت در دورههای آموزشی ندارد و به راحتی در اینترنت میتوان همه چیز را یاد گرفت. بله این تا حد زیادی درست است. منابع فراوانی در اینترنت هست. اما تکیه زیاد از حد به اینترنت میتواند اشتباه باشد. زیرا اینترنت یک فضای عمومی گسترده است و آموزشهای اختصاصی با کیفیت حتی در اینترنت هم پولی هستند. از طرفی بسیاری از دورههای آموزشی مایکروسافت ورد که تا کنون بررسی کردیم، به آموزش خطی این نرمافزار پرداختند که کار را برای یادگیری بسیار دشوار میسازد. توضیحات خستهکنندهای که وقتی دوره به آخر برسد، تقریبا هیچ چیزی از آنها به یاد نخواهد آورد و باید بارها و بارها به مستندات آموزشی مراجعه کنید. گر چه کار میکند ولی اینطوری یاد گرفتن در اینترنت کار شاقی است. زیرا در هنگام بروز مشکل کسی در کنار شما نیست.
برای مثال، جلسه اول کارگاه مایکروسافت ورد ۲۰۱۹ را که سالها پیش آموزش میدادم را همینجا ببینید تا تفاوت آموزش حرفهای با کپی کردن سرفصل آموزشی از روی منابع اینترنت را درک کنید:
در حال حاضر این دوره به صورت ویدیوهای کوتاه و مفید در دانشجویانه قرار داده شده است. برای ثبتنام در این دوره میتوانید از طریق دکمهٔ زیر به فروشگاه دانشجویانه بروید:
سابقه نگارش این مطلب:
بازنویسی: ۱۴۰۲/۰۵/۱۵
نگارش اولیه: ۱۳۹۸/۱۲/۲۶
