logo 128x128

دانشجویانه

دانشجویانه

خانه » معرفی کتاب سیستم‌سازی اثر سَم کارپنتر

معرفی کتاب سیستم‌سازی اثر سَم کارپنتر

کتاب سیستم‌سازی سم کارپنتر در سال ۲۰۲۱ میلادی به ویرایش چهارم خود رسید. این کتاب به فارسی نیز ترجمه شده است و به صورت چاپی و الکترونیکی در دسترس شماست.

   در ادامه خلاصه‌ای از مفاهیم این کتاب را آماده کرده‌ایم تا شما به خواندن این اثر ارزشمند علاقمند کنیم.

کتاب سیستم‌سازی سم کارپنتر ویرایش چهارم

چرا سیستم‌سازی لازم است؟

اگر به این مهارت مسلط شوید، می‌توانید با صرف کمترین وقت و انرژی، بالاترین بازده را در زندگی، تحصیل و شغل خود بدست بیاورید. این مهارت تنها منحصر به محیط کسب‌وکار نیست و در جنبه‌های گوناگون زندگی قابل استفاده است.

   بسیاری از افراد برای بالا بردن بازدهی خود به مصرف مواد غذایی محرک (مثل چای، قهوه و غیره) یا حتی مواد مخدر سبک و سنگین روی می‌آورند. ولی این کتاب نشان می‌دهد این کارها فایدهٔ کمی دارند و با سیستم‌سازی می‌توان بسیار بهتر بر این مشکلات غلبه کرد.

   سیستم‌سازی قادر است بازده عملیاتی را به شدت بالا برده و آرامش خیال و درآمد بهتر را برای ما فراهم کند. این مهارت به ما کمک می‌کند از یک کارمند گرفتار به تدریج به یک رهبر آزاد و فعال تبدیل شویم. به عبارت دیگر کمک می‌کند از صاحب یک شغل به مالک یک کسب‌وکار تبدیل شویم.

سیستم‌سازی چیست؟

سیستم‌سازی به اختصار یعنی استفادهٔ مؤثر و مفید از قابلیت خودکارسازی امور، استفاده از برنامه‌ریزی حرفه‌ای و بهینه‌سازی فرآیندهای گوناگون. برای مثال اگر به جای رفتن به بانک، کارهای بانکی خود را با اینترنت انجام دهید، یک قدم به سمت سیستم‌سازی حرکت کرده‌اید. اگر پرداخت قبض‌های جاری خودکار را هم فعال کنید، یک قدم دیگر در این مسیر رفته‌اید.

   سیستم‌سازی بر اساس این تفکر بنا شده است که دنیای پیرامون ما از سیستم‌های گوناگونی ساخته شده که دقیق و مشخص عمل می‌کنند. پس ما هم با شناسایی و اصلاح و بهینه‌سازی سیستم‌های زندگی خود می‌توانیم بسیار موفق‌تر عمل کنیم.

تفکر سیستمی

اگر عادت کنید که دنیا را به نگاه سیستمی بنگرید، خیلی راحت متوجه خلاءهای بسیاری می‌شوید که در زندگی روزمره وجود دارد و ما به جای اصلاح آن‌ها تلاش داریم، با راه‌حل‌هایی موقتی و من‌درآوردی مشکل را حل کنیم.

   تفکر سیستمی به ما کمک می‌کند در طراحی سیستم‌های کارآمد ورزیده شویم و با نگاهی حرفه‌ای و واقع‌بینانه به دنیا نگاه کنیم. این نگاه مکانیکی است و نه تنها کار بلکه بیکاری ما را هم کاهش می‌دهد. شاید متناقض به نظر برسد ولی بیکاری هم انرژی‌بر است و باید با آن مقابله کنیم.

   این تفکر به دنبال گردآوری اطلاعات جدید نیست. بلکه تلاش دارد ناکارآمدی‌های زندگی و کسب‌وکار را برطرف کند.

ساختن سیستم‌ها

داستان سنتراتل

سم کارپنتر قبل از شروع سیستم‌سازی دائما در حال تلاش برای رفع مشکلات و به قول خودش خاموش کردن شعله‌ها بود. حقوق کارکنان مرتبا به تعویق می‌افتاد و نارضایتی مشتریان سر به فلک کشیده بود. اوضاع شدیدا خراب بود و خود او مجبور بود حتی آخر هفته‌ها با ساعت‌های طولانی کار در شرکت برای زنده ماندن تلاش کند.

   سم کارپنتر به زیبایی در این کتاب نشان می‌دهد که با شروع کردن پیاده‌سازی تفکر سیستم‌سازی در شرکت خدمات تلفنی خود به نام سنتراتل، توانست این شرکت را از یک ورشکستگی جدی نجات دهد. ماجرا به همین‌جا ختم نشد و این شرکت به یکی از چند شرکت برتر خدمات تلفنی ایالات متحده آمریکا تبدیل شد. اتفاقی که بدون سیستم‌سازی، ممکن نبود.

Sam Carpenter سم کارپنتر
سم کارپنتر

سیستم‌سازی را از کجا شروع کنیم؟

ابتدا مؤثرترین فرآیندهای خود را در نظر بگیرید و از آنجا کار را شروع کنید. به ترتیب همیشه از اولویت‌های بالا شروع کنید و به تدریج کار را تا آخرین فرآیندها پیش ببرید. هیچ چیزی نباید از قلم بیفتد. ولی منطقی است که همیشه از مهم‌ترین موارد شروع کنید.

   در این روش باید همیشه با تفکر مدیر یک پروژه به دنیا نگاه کنید. بدین شکل می‌توانید به خوبی فعالیت‌ها را از دوش خود بردارید و به دوش سیستم‌ها بگذارید. شاید عجیب باشد ولی حتی جنایتکاران هم سیستم‌های کاری دارند و در بعضی موارد بسیار پیشرفته هستند.

   به خاطر داشته باشید که باید همه چیز را مکتوب و در دسترس کنید. بدون ثبت دقیق طراحی خود نمی‌توانید آن را به دیگران محول کنید یا بهبود بخشید.

چطور باید سیستم‌سازی کنیم؟

فرآیند سیستم‌سازی از نوشتن اهداف راهبردی شروع می‌شود. این کار تزئینی نیست و پس از آن اصول کلی اجرایی خود را بر اساس اهداف راهبردی طراحی می‌کنید و سپس روش‌های انجام کار را با دقت تدوین می‌کنید. این مراحل به هم ارتباط منطقی قوی دارند و سهل‌انگاری در آن‌ها درست نیست.

   برای مثال اگر بهینه‌سازی وقت یکی از اهداف راهبردی شما باشد، قطعا در اصول کلی اجرایی خود تلاش خواهید کرد به این هدف اشاره کنید و در تدوین روش‌های انجام کار، تا حد امکان سیستم‌های خودکار را جایگزین روش‌های انسانی خواهید کرد.

جدی باشید ولی کمال‌گرا نه

سیستم‌سازی با تفکر ۹۸٪ موفق‌تر عمل می‌کند. مسیر سیستم‌سازی برای این که به آن عادت کنید شاید ۸ ماه طول بکشد و باید صبور باشید و فرصت کافی برای ایجاد تغییرات و عادت کردن به آن ایجاد کنید.

   اما اجرای سیستم‌سازی نیازمند قاطعیت است. معمولا انسان‌ها به کندی با این سیستم هماهنگ می‌شوند و اگر قاطعیت به خرج ندهید، ممکن است زیاد موفق نشوید.

   این رویه را جا بیندازید که هر عمل باید فورا انجام شود. باید تهاجمی عمل کنید و تا اصلاح کامل روش‌ها و انجام کامل کارها عقب‌نشینی نکنید. برای مثال استخدام و اخراج دو فعالیت جدی کسب‌وکار هستند. باید در این زمینه‌ها کاملا بر اساس اهداف راهبردی، اصول کلی کاری و دستورالعمل‌ها اقدام کنید و کاملا صریح و جدی باشید. استخدام سخت‌گیرانه و اخراج سیستماتیک، کسب‌وکار شما را متحول خواهد کرد.

تفکر سیستمی را رواج دهید

سعی کنید همیشه با این تفکر زندگی کنید و در همهٔ جنبه‌های زندگی آن را به کار ببرید. به تدریج خواهید دید که شعله‌های آتش خاموش می‌شوند و دیگر لازم نیست دنبال موش‌های مزاحم بگردید.

   در واقع تفکر سیستمی یک رویکرد طول عمر است و با یک بار انجام دادن آن به مزایایی دست پیدا می‌کنید. در گذر زمان نیز باید مرتبا به آن مراجعه کنید و با بازبینی‌ها، مشورت با اطرافیان و گرفتن بازخورد از همکاران و مشتریان به بهینه‌سازی‌های جدید بپردازید. سیستم‌ها زمانی کهنه و منسوخ می‌شوند و باید جایگزین شوند تا همیشه بهینه و با بازدهی بالا باقی بمانید.

   این تفکر تلاش دارد یک ماشین خلق کند که خودکار و کارآمد زندگی شما را در دست بگیرد.

تفکر سیستمی

ساعات اوج کارآیی و ساعات رکود احساسی

ما انسان هستیم و به طور طبیعی ساعاتی از شبانه‌روز بهتر عمل می‌کنیم. یک نویسنده نمی‌تواند در هر ساعت از شبانه‌روز بنویسد و یک کارمند در ساعاتی برای تحلیل و گزارش‌نویسی آماده‌تر است. پس این بازه‌ها را شناسایی و استفاده کنید.

   از سوی دیگر ما انسان‌ها به طور طبیعی در چرخه‌هایی از رکود احساسی و حس بی‌علاقگی قرار می‌گیریم. با شناسایی این چرخه‌ها می‌توانید بازده عملیاتی خود را بالا ببرید.

   بر اساس اصول سیستم‌سازی حتی برای ارتباطات انسانی و جلسات کاری هم سیستم‌سازی کنید تا بهترین نتایج را بدست بیاورید.

حالت‌های خاص را هم در نظر بگیرید

وقتی سیستم‌سازی در امور جاری را به پایان بردید، تلاش کنید موارد خاص، احتمالات خطر و دیگر موارد را هم در نظر بگیرید.

   برای مثال داشتن یک دستورالعمل مشخص برای زمان قطعی ناگهانی برق شما را در برابر خطرات احتمالی پیش رو بیمه می‌کند.

حالت ایده‌آل سیستم‌سازی

در این حالت سیستم متشکل از خرده سیستم‌ها و انسان‌های اطراف شما به خوبی امور را به پیش می‌برند. این سیستم‌ قوی و منسجم عمل می‌کند و نیازی به حضور مداوم شما ندارد. ثبات کیفیت در این حالت بدست می‌آید و با خودکارسازی می‌توانید به تدریج همهٔ کارها را واگذار کنید.

اشتراک در
اطلاع از
guest

1 دیدگاه
تازه‌ترین
قدیمی‌ترین بیشترین رأی
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
Skip to content