محاسبه درصد تحقق اهداف برای دستیابی به اهداف ارزشمند بسیار حیاتی است. اگر ندانیم چقدر پیشرفت کرده‌ایم، چطور می‌توانیم توان خود را برای مراحل دشوار تقسیم کنیم و در واقع بفهمیم در چه مرحله‌ای از رشد قرار داریم؟
اگر راهی برای محاسبه درصد تحقق اهداف خود بیابیم، قادر خواهیم بود اهداف سخت‌تری انتخاب کنیم. چرا که مسیر رسیدن به آنها را بررسی و میزان دستیابی به اهداف تعیین شده را محاسبه خواهیم کرد. پس در واقع همیشه می‌دانیم که چقدر با هدف فاصله داریم و اگر به هدفی دست یافتیم، خود را برای رسیدن به مراحل بعدی آماده می‌کنیم.
برای مثال اگر هدف اصلی گرفتن معدل مناسب در ترم جدید باشد، کافی است یک هدف اصلی با این عنوان ایجاد کنیم. حالا هر درس که در ترم جدید برداشته باشیم به یک هدف فرعی تبدیل می‌شود که می‌تواند خود اهداف زیرمجموعه داشته باشد. با محاسبه میزان پیشرفت به سادگی می‌توانیم درصد رسیدن به اهداف را محاسبه کنیم.
اگر ندانیم چقدر پیشرفت کرده‌ایم و چقدر با کامل کردن اهداف خود فاصله داریم، در واقع در مسیر زندگی سرگشته‌ایم و نمی‌توانیم واقع‌بینانه از پیشرفت خود خوشحال باشیم یا به طور منطقی از شکست خود مطلع شویم. در واقع کسانی که کارها را به آخرین مهلت به تعویق می‌اندازند، همان کسانی هستند که نوعا نمی‌دانند چقدر کار کرده‌اند، چقدر باید تلاش کنند و تا رسیدن به هدف به واقع چقدر فاصله دارند. به همین دلیل با بی‌خیالی زمان را تلف می‌کنند تا به مرحله بحرانی برسند که دیگر وقت کافی برای کامل کردن کارهای خود ندارند.
تأثیر بر انگیزه
نکته‌ی دیگر که محاسبه درصد تحقق اهداف را مفید می‌سازد، کمک به حفظ انگیزه و انرژی ما برای ادامه مسیر است. ما انسان‌ها از تصور موفقیت هم خوشحال می‌شویم و ثبت پیشرفت‌ها و نگاه کردن به آمارهایی که موفقیت‌های کوچک و بزرگ ما را نشان می‌دهند، در روحیه ما قطعا اثر مثبتی دارد و ما را برای ادامه‌ی راه‌های دشوار آماده می‌سازد.
مشکلات در محاسبه
اما واقعیت این است که اهداف معمولا پیچیده و چند بعدی هستند و شاید در مقام مقایسه نتوانیم به سادگی بین آنها وزن‌کشی کنیم. مثلا هدف گرفتن نمره بالا در ترم جاری می‌تواند از پاس کردن کلیه دروس همین ترم هدف بسیار سخت‌تری باشد. پس اگر بخواهیم به وزن‌دهی به اهداف بپردازیم، بهتر است راهی بیابیم که بتوانیم هر هدف را به اهداف کوچک نسبتا هم‌وزن خرد کنیم و تنها میزان انجام شدن آنها را شمارش کنیم. این راه هم ساده‌تر و هم عملی‌تر است.
نکته‌ای که در اینجا پیش می‌آید این است که نگهداشتن سوابق اهداف در طی یک سال و شمارش منظم و محاسبه درصد پیشرفت در آنها کاری است که نظم و دقت بسیاری می‌خواهد. پس لازم است از یک راه حل نرم‌افزاری برای آن استفاده کنیم تا هم خطای انسانی به حداقل برسد و هم زمان کمتری برای آن صرف کنیم.
امروزه نرم‌افزارهای بسیاری مثل مایکروسافت پروجکت برای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند و می‌توان از آنها استفاده کرد. ولی تجربه نشان می‌دهد این نرم‌افزارها کمی پیچیده هستند و کار با آن برای همه آسان نیست. پس باید راه‌حل ساده‌تری پیدا کنیم.
یک راه‌حل ساده و کاربردی
نرم‌افزار مایکروسافت اکسل می‌تواند به خوبی در یک سند همه این محاسبات را برای شما انجام دهد. راه‌حل پیشنهادی این است که یک سند اکسل باز کنید و اهداف خود را به شیوه‌ی سلسله‌مراتبی در آن درج کنید. بدین ترتیب می‌توانید برای هر هدف یک امتیاز صفر یا یک در نظر بگیرید که تا زمان برآورده نشدن آن هدف صفر باقی می‌ماند.
بدین ترتیب همواره می‌توانید جمع ریاضی امتیازها و تعداد اهداف را محاسبه کنید و به سادگی درصد موفقیت در اجرای اهداف خود را محاسبه کنید. برای مثال مثل شکل زیر می‌توانید یک ستون به امتیازهای صفر و یک اختصاص دهید و در ستون‌های بعدی، اهداف اصلی و فرعی خود را به صورت سلسله‌مراتبی بنویسید.
حالا با کمی فرمول‌نویسی می‌توانید درصد تحقق اهداف را محاسبه و به سادگی آن را مشاهده کنید.
اگر بیشتر حوصله دارید مثل شکل زیر یک شیت جدید بسازید و فهرست اهداف را با لینک‌های قابل کلیک مرتب کنید تا در صورت زیاد شدن اهداف بتوانید آنها را از فهرست دنبال کنید.
مزیت دیگر اکسل این است که به سادگی می‌توانید هر هدف را در چند سطح درجه‌بندی کنید، سطرهای جدیدی اهداف اضافه کنید یا در صورت لازم برخی اهداف را حذف کنید و محاسبه درصد پیشرفت به سرعت توسط اکسل انجام می‌پذیرد.
فایل اکسل آماده
ما قبلا این فایل را برای شما آماده کرده‌ایم. در فایل پیشنهادی دانشجویانه می‌توانید به راحتی تا بیست هدف اصلی را ردیابی کنید. تنظیمات این فایل انجام شده و تنها کافی است شما اهداف خود را در آن بنویسید و برای اهداف در انتظار در ستون امتیاز عدد صفر و برای اهداف محقق شده عدد یک وارد کنید.
مثل شکل زیر با وارد کردن اهداف دلخواه خود می‌توانید میزان رشد خود را بررسی کنید.
اگر بیشتر حوصله داشته باشید می‌توانید مثل شکل زیر تاریخ و سلسله مراتب بیشتری هم اضافه کنید.
در واقع در شیت ثبت داده‌ها کاملا آزاد هستید و تنها نکته آن است که امتیازهای خود را در ستون امتیاز وارد کنید.
نکته ریزی که می‌توان به آن اشاره کرد این است که اگر اهداف را سلسله‌مراتبی تعریف کنید، می‌توانید برای هدف اصلی یک امتیاز و برای اهداف فرعی امتیازهای جداگانه در نظر بگیرید. چرا که گاهی هدف اصلی محقق می‌شود ولی اهداف فرعی به طور کامل اجرا نمی‌شوند. به طور برعکس هم ممکن است هدف اصلی به نتیجه نرسد ولی تعداد بسیاری تلاش‌های کوچک به نتیجه رسیده باشند که ثبت آنها نشان دهنده‌ی تلاش و جدیت شما است.
برای دریافت این فایل می‌توانید با دکمه‌ی زیر به فروشگاه دانشجویانه بروید.
