سالها است که عبارت «وقت طلاست» به یک کلیشهٔ تکراری تبدیل شده است. انسان مدرن همیشه وقت کم میآورد و با ظهور اینترنت و رسانههای هوشمند جدید، باز هم مشکل دارد. راهکارهای بسیاری برای مدیریت زمان آموزش داده میشود، ولی تناقض عجیبی در این مسأله وجود دارد: مدیریت زمان میتواند بر علیه خودش عمل کند.
مشکل متناقضنما کجاست؟
برخی دانشجویان از زمان کنکور یاد گرفتهاند که با دقت و ظرافت برنامهریزی کنند. آنها وقت زیادی برای چیدمان برنامهها، تیک زدن پیشرفت و غیره اختصاص میدهند و متوجه نیستند که عملا بر علیه مدیریت زمان دارند عمل میکنند. به واقع آنها بهرهوری زمان را با مدیریت عملا از بین میبرند.
مشکل به سادگی اینجاست که وقتی در مدیریت زمان دقت زیادی به خرج دهید، در واقع در حال هدر دادن وقت هستید. مثلا اگر با نمودارها و چارتهای بسیاری خود را سرگرم میکنید تا یک برنامهٔ هفتگی بریزید، پیشرفت برنامه را رصد و ثبت میکنید و در نهایت میزان اجرای برنامه را میسنجید و برای برنامهریزی بعدی تصمیم بگیرید، عملا چندین ساعت در هفته که گاهی حتی معادل ۱ روز کاری است را هدر دادهاید.
تناقض در مدیریت زمان
با مثالی که توضیح دادم باید متوجه شده باشید که زیادهروی در مدیریت زمان، مفید نیست و عملا برنامههای پیچیده و دارای جزئیات بسیار ما را سردرگم میکنند. این وجه متناقضنما (پارادوکسیکال) مدیریت زمان است که تعادل در آن تنها راه گریز از هدر دادن آن است. اگر مدیریت زمان نکنید، به همان اندازه که بیش از حد به مدیریت زمان بپردازید، متضرر خواهید شد. زیرا عملا تمرکز خود را از دست میدهید و با این که وقتها را به خوبی تنظیم کردهاید، اما باز هم پیشرفت قابل توجهی نخواهید داشت. زیرا برای مدیریت زمان در ابتدا باید وقت بگذارید، سپس برای اجرای برنامهریزی هم وقت اختصاص دهید و برای کنترل پیشرفت در برنامه نیز لازم است مقداری وقت بگذارید. در حالی که در هر یک از این موارد در حال اختصاص دادن وقت و کم کردن بودجهٔ زمانی خود هستید.
چه کسانی بیشتر این مشکل را دارند؟
اگر با رفتارشناسی دیسک (DISC) آشنا باشید، افرادی که تیپ غالب آنها C است با این دردسر بیشتر مواجه هستند. این افراد تا حدی درونگرا بوده و به موضوعات علمی و مطالعات علاقمند هستند. مشکل اینجاست که آنها ذاتا علاقهٔ زیادی به ثبت و برنامهریزی امور و کنترل پیشرفت دارند. آنها ممکن است یک برنامهٔ سادهٔ هفتگی را با جزئیات حیرتآوری طراحی کنند و در طی هفته نیز مرتبا در حال تکمیل و اصلاح آن باشند. این ذهنیت گر چه در مواردی مثل کنترل پروژههای اجرایی بزرگ بسیار خوب است، اما در زندگی شخصی معمولا چندان کاربردی ندارد و بیشتر یک رویکرد وسواسی به نظر میرسد. واقعیت این است که در پروژههای بزرگ نیز ابزارهای برنامهریزی رایانهای مناسبی وجود دارد و مدیران پروژه هرگز یک برنامهریزی پیچیده را با دست و به کمک حافظه انجام نمیدهند.
استرس یا وسواس برنامهریزی
بعضی افراد بعد از برنامهریزی گویا وارد یک مسابقه میشوند و دائم در استرس هستند که فرصت میکنند این کار را در زمان خودش تمام کنند یا نه؟ آنها مرتبا این نگرانی را دارند که نتوانند به ۱۰۰ درصد برنامه عمل کنند و خود را منگنهای ذهنی قرار میدهند که عملا به هیچ وجه مفید نیست.
همانطور که وسواس داشتن برای خواندن پیامهای گوشی همراه یا جواب دادن به هر تماس مفید نیست، توجه بیش از حد به برنامهٔ چیده شده هم عملا تمرکز و انرژی را از ما میگیرد و به زیان ماست.
ماموریت غیر ممکن
هر چقدر هم خوب برنامهریزی کنیم، در عمل شرایط چنان که پیشبینی کرده بودیم، رخ نمیدهند. همیشه این احتمال وجود دارد که برنامهای که آماده کردهایم، در عمل نیازمند اصلاح و تغییر باشد و نتوانیم آن را مو به مو به اجرا در بیاوریم. موارد بسیاری مثل ترافیک، دیر رسیدن یا نبودن کسی که منتظرش هستیم، طولانی شدن یک تماس تلفنی، یک خبر بد یا خوب غیرمنتظره، رسیدن مهمان ناخوانده، یک تعطیلی ناگهانی، حتی باران ناگهانی میتواند به راحتی برنامهریزی ما را با چالش روبرو کند. پس چرا اصرار کنیم که دقیق و با جزئیات برنامهریز کنیم؟
راهحل چیست؟
در سالهای اخیر مشخص شده است که دیگر نیاز نیست برنامهریزی پیچیده و با جزئیات زیادی انجام دهیم. بلکه حتی بهتر است از این کار تا حد زیادی صرفنظر کنیم و به اهداف اصلی توجه کنیم.
در واقع در سالهای اخیر این رویکرد شکل گرفته است که برای مدیریت بهتر زمان نیاز نداریم که وسواس به خرج دهیم. یک برنامهٔ هفتگی کلی میتواند کافی باشد تا کارهای مهمی که باید انجام دهیم را از یاد نبریم.
پیشنهاد من این است که کارهایی که به خوبی به خاطر دارید و به برنامهٔ جاری شما تبدیل شده است را دیگر برنامهریزی نکنید. این موارد به حالت خودکار درآمدهاند و نیازی به اختصاص برنامه نیستند. مثلا اگر عادت به سحرخیزی و ورزش صبحگاهی کنید، دیگر ضرورتی ندارد برای این برنامهٔ ثابت روزانه، دوباره برنامهریزی کنید. پس بهتر است که روی خودکارسازی یک سری از عادتها کار کنید و طوری عمل کنید تا برای تنها بخشی از روز نیازمند برنامهریزی باشید.
برنامههای ثابت و متغیر
برنامههای ثابت بسیاری در زندگی داریم که اجرای آنها به سادگی ممکن است. خواب، بیداری، غذا خوردن، ورزش، استحمام و غیره از موارد بسیاری هستند که در هفته بارها انجام میدهیم و به جای برنامهریزی برای آنها بهتر است جایگاه ثابت آنها در برنامهٔ خود را مشخص کنیم و به آن پایبند بمانیم. بدین ترتیب جاهای خالی باقی مانده همان قسمت نیازمند برنامهریزی هستند و کار بسیار سادهتر میشود.
افراد موفق در مدیریت زمان اصولا برای همهٔ فعالیتهای خود برنامهریزی نمیکنند. بلکه موارد تکراری متعدد را در سبک زندگی خود تثبیت کرده و تنها برای موارد متغیر و بازههای زمانی که به فعالیت کاری یا درسی اختصاص دادهاند، برنامهریزی میکنند.
فقط موارد مهم
فرض کنید کار کوچکی دارید که چندان مهم نیست. مثلا میخواهید یک شانه یا برس جدید بخرید زیرا شانه یا برس قبلی در حال کهنه یا خراب شدن است. عجلهای در کار نیست و شاید چند هفته بعد هم بتوانید این خرید را انجام دهید. پس ضرورتی ندارد چنین کار پیشپاافتادهای را در برنامهٔ خود بگنجانید. خیلی ساده چون مهم نیست.
اصولا سعی کنید تنها کارهای مهم را در برنامهریزی و مدیریت زمان خود لحاظ کنید. مواردی که دیر نمیشوند یا مهم نیستند، عملا تنها وقت شما را تلف میکنند و کارآمدی ندارند، پس بگذارید اگر پیش آمد انجام شوند و برای آنها برنامهریزی نکنید و زمان بیشتری را نجات دهید.
برخی متخصصین پیشنهاد دادهاند کارها را بر اساس فوریت و اهمیت دستهبندی کنیم و کمی کار را پیچیده کردهاند. من پیشنهاد میکنم تنها بر اساس اهمیت برنامهریزی کنید و اگر کار فوری مهمی پیش آمد، برنامه را موقتا متوقف کنید و از شر آن کار فوری مهم خلاص شوید و به برنامهٔ قبلی برگردید.
جمعبندی
چنان که دیدید، عملا نباید مدیریت زمان را سخت گرفت و با وسواس و جزئیات زیادی انجام داد. این کار به پروژههای سنگین سازمانی اختصاص دارد و یک دانشجو نیاز ندارد برنامهای پیچیده تدوین کند و وقت دیگری هم برای کنترل و ثبت پیشرفت در آن هدر دهد.
نکتهٔ کلیدی اول این است که امور تکراری زندگی را به سادگی تبدیل به برنامهای تکرار پذیر کنید و جایگاه آن را ثابت کنید و دیگر آن را برنامهریزی نخواهید کرد. حالا وقت باقیمانده را برای کار، درس، ورزش یا هر فعالیت سودمند دیگری برنامهریزی کنید. این رویکرد شما را بسیار بیشتر از چیزی که فکر میکنید، موفق خواهد کرد.
